Ons privacybeleid

Bij Aegon hechten we veel waarde aan jouw privacy en daarom verwerken we jouw persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke manier. Met behulp van deze privacyverklaring willen wij jou meer vertellen over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken wanneer je bij Aegon solliciteert.

Aegon Nederland N.V. (hierna Aegon), gevestigd te Aegonplein 50 (2591 TV), Den Haag, Nederland, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van alle persoonsgegevens binnen het toepassingsgebied van deze privacyverklaring.

Indien je vragen hebt over deze privacyverklaring, of over de wijze waarop Aegon met jouw Persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen met ons opnemen via people@aegon.nl.

Reikwijdte van deze verklaring 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten die solliciteren op een positie bij Aegon via de website careers.aegon.com of via een andere (rechtstreekse) sollicitatieprocedure. Word je bij ons aangenomen, dan geldt vanaf het moment van indiensttreding ons Privacybeleid en het Privacystatement voor medewerkers van Aegon.

Persoonsgegevens 

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar jou herleidbaar zijn. Tijdens je sollicitatieprocedure verwerken we veel persoonsgegevens van je. Hierbij kun je denken aan je naam, adres, geboortedatum of telefoonnummer (zowel zakelijk als privé), je CV of linkjes naar je openbare profiel op LinkedIn. Maar denk ook aan gevoelige persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens, bijvoorbeeld wanneer we je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

In Bijlage 1 vind je een overzicht van Persoonsgegevens die Aegon van jou kan verwerken in verband met je sollicitatie.

Verwerking van Persoonsgegevens 

In deze privacyverklaring wordt regelmatig de term 'verwerking van' Persoonsgegevens genoemd. 'Verwerking' verwijst naar alles wat we met jouw Persoonsgegevens kunnen doen, zoals verzamelen, opslaan, opvragen, delen, analyseren en verwijderen.

Gegevensverzameling 

De meeste Persoonsgegevens verstrek je zelf aan Aegon, middels het aanleveren van je CV en motivatiebrief, maar Aegon kan ook gegevens over je ontvangen via een extern (recruitment) bureau, via de door jou opgegeven referenten of via je openbare LinkedInprofiel.

Verwerkingsdoelen Persoonsgegevens en grondslag 

Aegon zal jouw sollicitatiegegevens alleen voor de volgende doelen verwerken en op basis van de volgende grondslagen:

Werving en selectieproces

Aegon verwerkt jouw Persoonsgegevens om vast te stellen of jij de juiste kandidaat bent voor de functie waarop je solliciteert en om contact me je op te nemen bijvoorbeeld om je te kunnen uitnodigen voor een gesprek op kantoor of een brief te kunnen sturen

Voor alle sollicitanten geldt dat wij je vragen allereerst een online agility test te doen, alvorens je uit te nodigen voor een eerste gesprek. Dit is een test die voorspelt hoe wendbaar je bent en hoe snel je je dingen eigen maakt.

Wij verwerken  jouw gegevens om een eventuele (arbeids-)overeenkomst met je aan te gaan en daarna uit te voeren.

Pre employment Screening en integriteitsbewaking van de financiële sector en medewerkers 

Het is zeer belangrijk dat in de financiële sector betrouwbare en integere medewerkers werken.

Aegon is daarom wettelijk verplicht om voorafgaand aan een dienstverband een screening uit te voeren. Dit heet een pre employment screening. Het doel van deze screening is om te beoordelen of je integer en betrouwbaar bent. Alleen met een positief screeningsresultaat kun je bij ons in dienst treden.

Wat wordt er gecheckt?
Wij checken in het kader van deze screening onder meer jouw identiteit en verifiëren de gegevens die je op je CV hebt opgenomen. Diploma's worden gecontroleerd op echtheid en we kunnen ook bellen naar de door jou opgegeven referenten voor een referentiecheck. Daarnaast zul je een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en mogelijk een uittreksel van het Bureau Kredietregistratie aan moeten leveren. Afhankelijk van het screeningsniveau (niveau 1, 2 of 3) wordt gecontroleerd of je voorkomt in ons interne incidentenregister, in externe waarschuwingsregisters of op sanctielijsten. Voorbeelden van externe waarschuwingsregisters die wij raadplegen zijn: het EVR, EVA, SFH, CBV en Tuchtrechtregister Banken.

De pre employement screening wordt uitgevoerd door het Screening team van HR Services Aegon Nederland in samenwerking met de afdeling Veiligheidszaken en externe partij Validata.

Wij verwerken jouw gegevens omdat we dit wettelijk verplicht zijn en op basis van een gerechtvaardigd belang van ons bedrijf, de sector, klanten en medewerkers.

Talentprofielen en job alerts

Met jouw toestemming kan Aegon jouw Persoonsgegevens gebruiken om van jou een talentprofiel op te stellen. Aegon gebruikt deze gegevens om je per e-mail te informeren over vacatures die aansluiten bij jouw profiel en die mogelijk interessant voor jou zijn en om informatie over Aegon als werkgever te delen.

Je levert de Persoonsgegevens die Aegon verwerkt voor het opstellen van een talentprofiel zelf, direct of indirect, bij Aegon aan. Dit kan via verschillende kanalen waaronder:

  • Invullen van online talent community webformulieren en het verstrekken van bijlagen,
  • Interacties met de online chat bot, en
  • Gegevensimport vanuit LinkedIn of andere wervingsplatforms, door jou of door een recruiter van Aegon (met jouw toestemming)

Rapportages en analyses

Wij gebruiken sollicitatiegegevens voor managementrapportages en analyses. Wij houden onder andere bij hoeveel procent van de sollicitanten doorgaan naar een volgende ronde of worden aangenomen. Deze rapportages worden niet gemaakt op persoonsniveau. Wat betekent dat de resultaten van een analyse niet naar jou als individu herleidbaar zijn. We verwerken gegevens voor dit doel op basis van ons gerechtvaardigde belang.

Het gebruik van gerechtvaardigd belang als grondslag.  

Wanneer Aegon gerechtvaardigd belang als grondslag gebruikt om Persoonsgegevens te verwerken, zal Aegon een zorgvuldige afweging maken tussen alle belangen en legt zij alle belangen vast (van Aegon, medewerkers en derden). Hierbij worden i) de verwachtingen van de sollicitanten meegewogen, ii) in welke mate de voorgestelde verwerking als inbreuk wordt gezien en of er andere manieren zijn om het doel te bereiken en iii) in hoeverre er bezwaar gemaakt kan worden tegen de verwerking, of zich hieruit terug te kunnen trekken (opt-out) meegewogen alvorens Aegon over gaat tot de verwerking van Persoonsgegevens. 

Bewaren van jouw Persoonsgegevens 

We bewaren jouw sollicitatie- en screeningsgegevens maximaal 4 weken na afronden van de sollicitatieperiode indien je niet in dienst treedt. Of maximaal 1 jaar na afronding van de procedure indien jij daar toestemming voor geeft. Heb je toestemming gegevens om jouw gegevens langer te bewaren en wil je die toestemming intrekken? Stuur dan een verzoek naar people@aegon.nl. Wij vernietigen dan direct jouw gegevens uit onze systemen.

Kom je bij ons in dienst, dan worden de gegevens onderdeel van jouw personeelsdossier en is het Privacybeleid voor medewerkers van toepassing.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens 

Wij zetten ons volledig in om ervoor te zorgen dat jouw Persoonsgegevens beschermd en beveiligd zijn. Aegon heeft functionele, technische, fysieke en organisatorische veiligheidsvoorzieningen geïmplementeerd om de Persoonsgegevens die we bewaren te beschermen en het risico op: 

  • Onbevoegde toegang en wijziging; 
  • Ongepaste openbaarmaking; en 
  • Onbedoelde of onwettige vernietiging of verlies te minimaliseren. 

Dit doen wij onder andere door: informatiebeveiliging, training van personeel en veilige servers. Bij Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers voor zover die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun functie. Medewerkers die toegang hebben tot Persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht in lijn met de Gedragscode van Aegon. In het geval dat een datalek leidt tot een hoog risico op een inbreuk van jouw rechten en vrijheden nemen wij, in overeenstemming met onze meldingsprocedures inzake datalekken, contact met je op. 

Ontvangers van jouw Persoonsgegevens 

Slechts een selecte groep heeft toegang tot jouw Persoonsgegevens, alleen zij die direct betrokken zijn bij het sollicitatieproces voor de vacature waarop je solliciteert. Dit zijn o.a. leden van het managementteam van de afdeling waar je solliciteert, mogelijke nieuwe lijnmanagers, mensen die werkzaam zijn binnen HR, derde partijen die ons helpen jou te vinden en Validata die ons ondersteunt in het uitvoeren van de Pre Employement Screening. Deze mensen kunnen zowel binnen als buiten de Europese Unie werkzaam zijn.

Verwerking van jouw Persoonsgegevens buiten de Europese Unie

Als je solliciteert op een internationale functie dan zijn jouw Persoonsgegevens ook toegankelijk voor onze Global HR afdeling die betrokken zijn bij de vacature waarop jij solliciteert. Onze Global HR afdeling is deels in de Verenigde Staten gevestigd. Hierdoor kan het zijn dat jouw Persoonsgegevens zowel terecht komen in landen binnen of buiten de Europese Unie. Voor sommige landen heeft de Europese Commissie bepaald dat er een 'adequaat' beschermingsniveau is voor Persoonsgegevens. Voor andere landen als de VS, gebruiken we de modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Verder nemen we zo nodig aanvullende (veiligheids)maatregelen.

Gegevens van sollicitanten en medewerkers worden opgeslagen in ons personeelssysteem Workday. Dit systeem wordt gebruikt door alle Aegon entiteiten, zowel die binnen als buiten de Europese Unie zijn gevestigd. De servers van Workday staan in de Verenigde Staten. Aegon heeft met Workday duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop Workday Persoonsgegevens mag verwerken. Wij hebben ervoor gezorgd dat wij voldoen aan de geldende regels voor doorgifte van jouw Persoonsgegevens van en naar de Europese Unie. Deze afspraken voldoen aan alle voorwaarden die vanuit de wet gesteld worden.

Jouw rechten 

Jij hebt een aantal rechten als het gaat om de verwerking van jouw Persoonsgegevens, zoals het recht op inzage en het recht op verwijdering. 

  1. Recht op inzage
    Jij hebt het recht om te weten wat er met je Persoonsgegevens gebeurt binnen Aegon. 

  2. Recht op rectificatie
    Jij hebt het recht je Persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen wanneer ze incompleet of niet correct zijn; 

  3. Het recht op vergetelheid
    Jij hebt het recht om jouw Persoonsgegevens te laten verwijderen zodra er geen zakelijke noodzaak, wettelijke eis of gerechtvaardigd belang voor ons is om jouw Persoonsgegevens te bewaren of te verwerken.  

  4. Het recht van bezwaar en beperking van de verwerking
    In een beperkt aantal omstandigheden, en uitsluitend als wij niet door een wettelijke verplichting of contractuele noodzaak jouw Persoonsgegevens moeten blijven verwerken, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw Persoonsgegevens of de verwerking hiervan te beperken (de verwerking tijdelijk stil te zetten).   

  5. Recht op dataportabiliteit
    Jij hebt het recht ons te vragen om de Persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in elektronische vorm aan een andere partij over te dragen. Wij kunnen er in dit geval voor kiezen om jou een kopie van jouw Persoonsgegevens te verstrekken zodat jij dit zelf aan een derde partij geeft. Dit om ervoor te zorgen dat jouw Persoonsgegevens niet in verkeerde handen terechtkomt. 

  6. Recht om niet te worden onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming.
    Geautomatiseerde besluiten zijn beslissingen over jou die niet door mensen, maar door computers worden genomen. Indien medewerkers worden onderworpen aan een geautomatiseerde verwerking zal er altijd sprake zijn van een beoordeling van het individuele geval door een werknemer van Aegon, die altijd toetst of het geautomatiseerde besluit in het individuele geval niet tot een onredelijke uitkomst leidt. Aegon zal daarom nooit een volledig geautomatiseerd besluit over jou nemen.  

Procedure om jouw rechten uit te oefenen 

Om (een van) de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kunt je contact opnemen ons opnemen via people@aegon.nl. Jouw verzoek wordt binnen één maand na ontvangst door hen beantwoord. Eventueel vragen wij om aanvullende informatie om jouw verzoek om jouw rechten uit te oefenen te kunnen voltooien; zo kunnen we je vragen om verificatie van jouw identiteit en/of opheldering van jouw verzoek.

Wanneer een andere partij namens jou een verzoek indient, moeten we kunnen bevestigen dat deze partij de bevoegde autoriteit heeft om het verzoek namens jou te doen.

Wanneer je een verzoek indient, houden wij ook rekening met andere verplichtingen van Aegon en de rechten van andere betrokkenen. Hierdoor bestaat de kans dat jouw verzoek gedeeltelijk wordt toegekend, of in uitzonderlijke omstandigheden, wordt afgewezen. Mocht je verzoek worden afgewezen dan zullen wij je laten waarom dat zo is.

Indien je jouw rechten wilt uitoefenen in verband met de verwerking van jouw Persoonsgegevens door een van de partijen waarmee wij samenwerken, derden-verwerkers of medeverwerkingsverantwoordelijken, dan vragen wij jou om contact op te nemen met Aegon HR via people@aegon.nl

Herziening van deze privacyverklaring 


Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 14 juni 2022. De meest actuele versie kun je vinden op: https://careers.aegon.com/nl/aegon-careers/ons-privacybeleid/.

Een klacht indienen 

Als je een klacht hebt over de wijze waarop jouw Persoonsgegevens zijn of worden verwerkt, kun je contact met ons opnemen via people@aegon.nl. Alle klachten worden in lijn met interne procedures en beleid behandeld. 

Als het niet lukt om jouw klacht met Aegon op te lossen, kun je jouw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen. Dit is in Nederland de onafhankelijke autoriteit die is opgericht om toe te zien op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/  

Telefoon: +31 (0) 70 888 85 00 

Bijlage 1 

Soorten persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt in verband met je sollicitatie:

Persoonsgegevens:  

  • Contactgegevens(zakelijk en persoonlijk) 
  • Geslacht
  • Geboortedatum 
  • Foto
  • Gegevens inzake opleiding, ervaring, kwalificaties en referenties (zoals dat via een CV is verkregen) 
  • Andere persoonlijke informatie die beschikbaar is op LinkedIn en andere sites in verband met werving
  • Andere persoonsgegevens die aan Aegon verstrekt zijn via het CV, een (digitaal of fysiek) sollicitatieformulier, een online chatbot of die door een wervingsbureau zijn verstrekt

Gevoelige persoonsgegevens:  

  • Paspoortnummer, plaats van afgifte, datum van afgifte, geldigheid en nationaliteit en/of kopie identiteitsbewijs 
  • Handtekening medewerker 
  • Burgerservicenummer (BSN) 
  • Geslacht 
  • Gegevens betreffende burgerlijke staat, echtgeno(o)t(e) 
  • Gegevens betreffende externe bedrijfsactiviteiten, of andere relaties die potentieel tot belangenverstrengeling zouden kunnen leiden 
  • Gegevens betreffende afwezigheid door ziekte, re-integratieprocessen en percentage arbeidsongeschiktheid (gegevens betreffende gezondheid en invaliditeit)  
  • Screeninginformatie, inclusief (verklaringen in relatie tot) strafrechtelijke gegevens, kredietgegevens en persoonlijke verklaringen, evenals Verklaringen omtrent Gedrag (VOG) en nevenfuncties
  • Informatie over werkgerelateerde lidmaatschappen, ondernemingsraad, personeelsvereniging 

Bovenstaande opsomming is niet limitatief.